Résidence d’été POWA : 6 ingrédients pour un séminaire en gouvernance partagée

De l’art de trouver l’équilibre entre liberté de chacun.e et efficacité du groupe

Pourquoi cet article ?

Fin juillet, une partie de notre collectif POWA s’est retrouvée pour une semaine de séminaire au co-living El Capitan. Triple objectif : passer du temps ensemble en présentiel, s’auto-former, et avancer sur des sujets de fond.

A cela s’ajoutai un souhait : renforcer notre fonctionnement de collectif en gouvernance partagée en s’y frottant grandeur nature dans notre manière de vivre cette semaine ensemble : structure minimale pour permettre une cohésion de groupe, co-création du contenu au fur et à mesure, rôles tournants — notamment celui de facilitation.

Long story short, on trouve que ça a été plutôt un succès, et il me tient à cœur de partager les grandes lignes de l’experience, ainsi que notre apprentissages et idées pour que cela fonctionne encore mieux, afin d’inspirer peut-être d’autres équipes à tester des formats similaires 😊 #passionkitification

Pour en savoir plus sur le lieu El Capitan qui nous a accueilli, rendez vous en bas de l’article !

La vérité, c’est qu’on a pas tellement eu le temps de préparer quoi que ce soit en avance — et on s’est beaucoup dit « on verra sur place ».

Le point de départ a donc été les premières heures ensemble, où nous avons pris le temps de poser des bases solides pour l’ensemble de la semaine, en entendant chacun.e pour aligner les attentes et besoins.

Le format : un ‘check-in’ en cercle, dont la question centrale était pour chacun.e de partager aux autres ce qui lui parraissait important d’exprimer pour bien débuter cette semaine

  • « Dans quelle énergie j’aborde cette semaine ?»
  • « A la fin de cette semaine, je serai content.e si quoi ? »
  • « Quels sont les principes qui pour moi sont important pour bien vivre ensemble cette semaine ? »

Le livrable : une vue d’ensemble des énergies et attentes de chacun.e pour la semaine, ainsi qu’un consensus sur les principes et règles pour la semaine

Nous ne savions pas en avance à quoi la semaine aller ressembler, mais nous avions deux critères non négociables : liberté de chacun.e et efficacité du groupe.

Notre première étape a donc été de nous accorder sur la structure minimale nécessaire pour nourrir ces deux critères. 😊 Il s’agit bien ici uniquement de la structure, et non de son contenu.

Ce que nous avons défini pour notre semaine :

  • Deux mini temps collectifs par jour, un le matin et un le soir, pour converger en tant que groupe, se mettre en énergie (le matin), partager les apprentissages (le soir), inclure les nouveaux et dire au revoir à ceux qui partent, et laisser un espace « place du village » pour faire passer les messages pratiques & logistiques et entendre les besoins du groupe.
  • Deux créneaux possibles de travail collectif POWA par jour, afin de permettre de caler toutes les autres choses de la vie à d’autres moments des journées
  • Un agenda co-créé en direct chaque matin, grâce aux propositions de chacun.e — à la fois pour les sujets ‘travail collectif’ et pour les autres activités / conversations.

Le sujet des rôles au sein de notre collectif est particulièrement vivant en ce moment : comment rendre l’ensemble des rôles transparents, sans rien invisibiliser ? Comment laisser la liberté et l’espace à chacun.e de prendre les rôles qui lui correspond ? Comment s’assurer que chacun.e a ce dont il a besoin pour mener à bien le rôle qu’il.elle prend (connaissance, compétence, ressource,…), et que chaque rôle est occupé par les « bonnes » personnes ?

Nous sommes loin d’avoir réglé ces questions, mais nous avons pu expérimenter ce qui devient possible pour un groupe lorsqu’on met en place des rôles explicites et un leadership tournant pour les prendre.

Parmi ceux que nous avions identifié et qui nous ont aidé à bien fonctionner :

  • Hotes du jour — en charge du bon déroulé de chaque journée : concevoir et animer les temps collectifs du matin et du soir et le process de co-création de l’agenda quotidien.
  • Récolte et capitalisation — en charge de faciliter la captation et la transmission de ce qui aura été produit durant la semaine
  • Ambiance — en vigilance atmosphère du groupe et du lieu
  • Repas du jour — en charge de la préparation de repas
  • Logistique — en charge de garder une vigilance courses & ménage
Liste des rôles et inscription

Pour chaque rôle identifié (hote du jour, logistique,…), il s’est avéré utile voire essentiel d’avoir une personne référente ayant la clarté sur ce que ce rôle implique et ce qui doit être fait concrètement, pour pouvoir transmettre et/ou guider les personnes souhaitant prendre ce rôle de manière temporaire, jour après jour.

Pour le rôle d’hôte du jour notamment, deux d’entre nous ont pris l’initiative de concevoir et animer le tout premier temps collectif d’arrivée, ainsi que la première demi-journée, pour laisser le reste du groupe atterrir et s’approprier le process.

Une fois cela fait, l’idée est bien de lâcher prise et laisser la place à chacun.e de prendre ce rôle et l’occuper comme il.elle l’entend — tout en veillant à rester disponible pour soutenir ceux et celles qui souhaitent experimenter ce rôle sans se sentir suffisamment équipé.e.s pour le faire seul.e.

Pour faire vivre le contenu de chaque journée de manière fluide, quelques principes particulièrement utiles que nous avons convenu d’adopter (directement inspirés de la méthodologie du Forum Ouvert).

Porteur.se de sujet > Si je propose un sujet / une conversation / une activité, j’en deviens responsable pour la journée : je propose un process (ou je vais chercher l’aide dont j’ai besoin) et m’assure que la capitalisation/transmission n’est pas oubliée.

Dans ce contexte, pas de « on pourrait faire ceci ou cela ». Uniquement des « je propose tel sujet ou telle activité, à telle heure, puis je lache prise et verrai bien qui sont les personnes qui viennent participer et ce qu’on en sortira ».

Participant.e.s > Si je participe à un sujet / une conversation / une activité : je contribue du mieux que je peux.

Par ailleurs, je peux à tout moment m’appuyer sur la loi des 2 pieds : si je ne suis pas en train de contribuer ou d’apprendre, utiliser mes deux pieds et partir faire autre chose est non seulement acceptable mais aussi poli.

Dans ce contexte pas de « j’aurai aimé faire autre chose aujourd’hui » : je suis à tout moment libre et responsable de ma propre énergie et de mes choix.

Les principes du Forum Ouvert

L’importance de clôturer s’est joué pour nous à deux niveaux :

  • Clôturer chaque journée, avec un temps laissé aux prises de recul, débrief et partages des apprentissages collectif
  • Clôturer la semaine dans son ensemble

Un temps de feedback collectif sur le process de la semaine, utilisant la méthode 3A : tout ce qu’on a Apprécié, tout ce qu’on pourrait Ajuster, tout ce qu’il faudrait Améliorer — pour repartir de cela lors de la prochaine semaine collective

Une restitution au reste du groupe par les personnes ayant pris ce rôle de « récolte et capitalisation ». Pour notre part, une petite vidéo de 5 minutes où nous revenons sur tout ce qui a été fait, et une plus détaillée sur le chantier principal que nous avons fait avancer.

  • Bien rendre visible visuellement les rôles à prendre, les noms inscrits dessus, les objectifs de la semaine, les intentions de chacun.e — tout ce qui permet de faciliter la circulation et la transparence de l’information. Si vous avez un.e facilitatrice graphique près de vous c’est bien, et sinon c’est le moment idéal pour commencer à s’exercer ! Grands paperboards scotchés au mur, marqueurs noirs, et on se lance 😊
  • Le collectif, c’est épuisant — dans la structure minimale, nous suggérons d’inviter plus explicitement des temps de pratique individuelle le matin avant chaque journée, pour aider à rester centré (méditation, sport, écriture,…)
  • L’art de récolter et de capitaliser. C’est le travail parfois un peu ingrat à faire « après » le séminaire, une fois que l’énergie collective s’est dissipiée. Pour éviter ce travers, se rappeler qu’un process de capitalisation peut se concevoir et s’appuyer sur la contribution et la participation de chacun.e tout au long de la semaine.

El Capitan est une association qui met à disposition une maison de coworking et coliving rural au cœur de l’Orne (2h de Paris). Un minimum de logistique et coordination est assuré par les membres les plus actifs, et l’ensemble du lieu est autogéré par les habitant.e.s en découverte d’une part, en visite entre 2jours et 1semaine),et les coworkeurs du coin d’autre part (qui s’y retrouvent quotidiennement).

L’objectif d’El Capitan est d’être une passerelle ville-campagne pour ceux et celles qui souhaitent travailler au vert, découvrir les communes environnantes et ses projets, et rencontrer d’autres personnes en questionnements sur les modes de vie et travail dans ce monde en transition.

On comprend en naviguant sur les lieux et en parlant aux membres actifs que ce lieu est une pièce du puzzle de Territoires en Commun, un projet que je vous invite à découvrir ici. 😊

Quasiment tout ceux et celles qui viennent reviennent et nous envoient leurs ami.e.s ou collègues, et nous sommes déjà une dizaine a avoir franchis le pas et nous être installé de manière plus permanente dans le coin.

Pour des petites équipes qui souhaiteraient venir travailler quelques jours, le lieu s’y prête à merveille et El Capitan sera ravi de vous ouvrir ses portes!

Et si le format de séminaire décrit ci-dessus vous inspire et que aimeriez un soutien spécifique pour le répliquer, vous pouvez aussi nous contacter directement à al.romanet@gmail.com et vuonghelene@gmail.com !